5 простых советов по безопасности ведения бизнеса

В действительности вопрос разработки мероприятий по безопасности бизнеса не должен возникать вообще. Это один из первых процессов, который должен возникать на начальном этапе любого бизнеса (и размер самой компании не суть важна, даже если вы начинаете как ФЛП). Разумные мероприятия по безопасности являются предохранительным фактором, они могут существенно сократить убытки и расходы на судебные процессы.

Также, при разумном подходе, можно избежать притягивания к административной или криминальной ответственности руководителей компании, обезопасить себя от кражи идей или проектов в IT или стартапах, корпоративной коррупции, корпоративного шпионажа, и от многих других возможных рисков. Итак, ниже предлагаем прочитать 5 простых советов по безопасности ведения бизнеса.

С чего начать защиту собственного бизнеса

Совет №1. В первую очередь нужно провести юридический и бухгалтерский аудит. Не каждый бизнес может позволить себе заказать профессиональных аудиторов. Поэтому при ограниченных бюджетах можно заказать услуги юриста и бухгалтера или, если имеете собственных в штате, дать задание своим работникам.

Задание аудита – выявление рисков, которые могут выплывать из юридических и бухгалтерских документов, а также анализ внутренних процессов на предмет безопасности. В целом, рекомендуется поручать этот вопрос специалистам и консультироваться именно относительно вашего типа бизнеса.

О внутренней корпоративной безопасности

Совет №2. Во внутренней структуре – больше всего рисков для вашего бизнеса. Компания состоит из людей, и именно они, обычно, изнутри наносят наибольший вред. Самая распространенная причина неприятностей – это эмоции (обида, месть). В частности, стоит обратить внимание на следующее:

Полномочия и права владельцев бизнеса, изложенные в учредительных документах (актуально для акционерных обществ). Вы должны знать, какие возможности имеете вы и ваши партнеры и как именно вы можете влиять друг на друга.

Анализ работы менеджмента компании (руководителей отделов и руководителя компании, если это наемные работники). Важно понимать, какие полномочия имеют эти лица, а также иметь внутренние документы с четкими должностными правами и обязанностями.

Работники и правила их приема на работу. Важно, чтобы работники оставляли ваши проекты в стенах вашей компании, а не отдавали или продавали вашим конкурентам. Поэтому всегда подписывайте NDA (Договор о неразглашении конфиденциальной информации).

Сотрудников стоит проверять на предмет долгов, кредитов, судимостей.

Возможность корпоративной коррупции. Достаточно часто менеджеры зарабатывают на том, что делают закупку у определенного партнера и за это получают «откат». Нужно обнаруживать и устранять эту проблему, поскольку это очень вредит развитию бизнеса.

Корпоративный шпионаж. Существуют риски того, что работники могут продавать идеи конкурентам или «сливать» им ваших заказчиков.

Систему документооборота. Регулировать кто, кому и как может передавать оригиналы документов, как документы хранятся, как документы уничтожаются, или выбрасываются.

Систему доступа к офису (пароли от пульта охраны, ключи от офиса или отделов).

Это лишь основные вопросы, которые связаны с внутренней безопасностью компании. Многое также зависит от вида деятельности, например в IT-компании своя специфика, а у такой финансовой структуры, как банк – совсем другая.

О безопасность при взаимодействии с госорганами

Совет №3. В этом вопросе важно в первую очередь разработать инструкции для руководителей, где будут прописаны действия во время проверки налоговой службы или других органов. Именно руководители будут первыми, кто будет давать объяснение. Присутствие адвоката или штатного юриста при налоговой проверке или обыске должно быть обязательным.

Также рекомендуется проводить инструктажи с работниками. Обычно, при обысках и проверках работники воспринимают такие мероприятия очень драматично. Следствием может быть даже то, что на следующий день будет большой процент увольнений. Наибольшая проблема возникает, когда работники берутся сами предоставлять объяснение налоговой… Поэтому людей стоит готовить к подобным ситуациям, в частности рассказывать им, что это – норма для бизнеса и объяснять порядок действий при налоговых проверках или обысках.

Относительно безопасности в сотрудничестве с партнерами

Совет №4. Если партнер имеет зарегистрированную компанию и платит за ваши заказы вовремя или поставляет вам товар или предоставляет услуги хорошего качества, это не значит, что он впоследствии не станет причиной неприятностей. Партнер, который появился «вчера» потенциально несет еще большие риски. Например, в случае проблем в компании партнера, контролирующие органы могут прийти и к вам с проверкой. Поэтому рекомендуется анализировать каждого партнера на предмет судебных процессов, особенно криминальных.

Также следует обязательно получить учредительные документы для подтверждения полномочий должностных лиц и подписывать Договоры о сотрудничестве. На практике вы можете сформировать представление о партнере благодаря таким документам, как Финансовый отчет или Баланс. Не лишним будет проверить документы о количестве работников, помещениях.

На кого возложить обязанность безопасности

Совет №5. Идеальный вариант – это нанятый работник, который будет заниматься вопросами безопасности бизнеса. Но если у вас в начале развития компании нет возможности нанять отдельного работника, рекомендуется заключить договор с юристом или юридической компанией, которые знают подобные вопросы. Юристы смогут всесторонне проконсультировать вас и оказать соответствующую поддержку.

Еще один вариант – возложить обязанность на штатного юриста, но важно, чтобы ваш юрист умел закрывать подобные вопросы по безопасности бизнеса. Решение найти можно всегда, главное – с самого начала отнестись к вопросам безопасности с ответственностью. Поэтому, создайте собственную службу безопасности. Возможно, именно этот совет, когда-то спасет ваш бизнес или стартап.